Zeitmanagement ist ein wichtiges Thema in jeder Unternehmensumgebung - nicht nur für den Unternehmenserfolg, sondern auch für uns als Mitarbeiter:innen. Zu wissen, wie wir unsere Zeit bestmöglich nutzen können, hilft uns, Ziele zu erreichen, „Aufschieberitis“ zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Hier bei CLIQ nutzen wir mehrere Praktiken und Arten der Planung, die uns helfen, unsere Arbeit ohne unnötige Unterbrechungen und Ablenkungen zu erledigen. Wir haben einige unserer besten Tipps und Tricks zum Zeitmanagement und zur Produktivitätssteigerung in diesem Artikel zusammengestellt, die dir möglicherweise neue Inspirationen geben.
1. Nimm dir zu Beginn jeder Woche etwas Zeit, um dich mit deinem Team abzustimmen und die Aufgaben für die kommende Woche zu besprechen.
Es kann herausfordernd sein, den Überblick über alles zu behalten, was du in einer Woche erledigen musst. Bei CLIQ ermutigen wir zu regelmäßigen Teamtreffen zu Beginn jeder Woche, um anstehende und laufende Projekte und ihre Deadlines zu koordinieren. Auf diese Weise hat das gesamte Team einen Überblick nicht nur über ihre eigenen Aufgaben, sondern auch über die Aufgaben der anderen Teammitglieder. Zu wissen, woran deine Kolleg:innen arbeiten, kann die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern erheblich verbessern, sowie bei der Planung von gemeinsamen Projekten helfen. Diese Treffen sind auch eine großartige Gelegenheit, persönliche Angelegenheiten nachzuholen, was den Teamgeist stärkt und dir hilft, deine Kollegen auf persönlicher Ebene zu verstehen.
2. Erstelle einen groben Plan für deinen Tag.
Wenn du mehrere Aufgaben an einem Tag erledigen musst, ist es sinnvoll, dir morgens ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um einen groben Plan für den kommenden Arbeitstag zu erstellen. Du musst nicht jede Minute deines Tages genau planen, aber eine Vorstellung davon zu haben, wann du welche Aufgabe erledigen möchtest, ist oft sehr hilfreich. Um dich selbst zu motivieren, kannst du dich sogar ein wenig austricksen, indem du jede Aufgabe ein paar Minuten länger einplanst, als du denkst, dass sie dauern wird. Und: es ist immer belohnend und motivierend, vor der geplanten Zeit fertig zu sein.
3. Schreibe einen Arbeitsablauf für wiederkehrende Aufgaben auf.
Wenn du viele Aufgaben hast, die du regelmäßig erledigen musst, kann es hilfreich sein, alle Schritte, die du befolgen musst, aufzuschreiben. Dies kann dir in mehrfacher Hinsicht Zeit sparen. Erstens entfällt die Zeit, die du damit verbringst, dich zu erinnern, was du als nächstes tun sollst. Zweitens hilft es dir, die Prozesse zu verinnerlichen, durch die jede Aufgabe erledigt wird, was dir auf lange Sicht die Zeit erspart, die du damit verbringen würdest, sie in deinem Arbeitsablauf nachzuschlagen. Und schließlich spart es Zeit, wenn du Aufgaben delegierst. Du musst nicht die Zeit aufbringen, die Aufgabe deinem Kolleg:innen zu erklären, sondern kannst ihn auf deinen vorab geschriebenen Arbeitsablauf verweisen, der ihn durch alle notwendigen Schritte führt.
4. Nimm smarte Pausen.
Es mag kontraintuitiv klingen, aber gelegentliche Pausen während der Arbeit können deine Produktivität steigern. Insbesondere bei kreativen Aufgaben kannst du oft an eine Wand stoßen und das Gefühl haben, überhaupt nicht voranzukommen. Eine kurze Pause von nur 5 Minuten kann dir helfen, dich neu zu fokussieren und negative Gedanken loszulassen.
5. Plane unternehmensweite Homeoffice-Tage.
Wenn dein Unternehmen eine Homeoffice-Richtlinie hat, ist es empfehlenswert zu gewährleisten, dass die meisten Mitarbeiter:innen gleichzeitig von zu Hause aus arbeiten. Bei CLIQ arbeiten wir mit einem Hybridmodell. Natürlich können alle immer ins Büro kommen, wenn sie wollen, aber viele nutzen die Homeoffice-Tage, um an Projekten zu arbeiten, bei denen sie Zeit ohne äußere Ablenkung benötigen.
Bei CLIQ versuchen wir, diese Praktiken so gut wie möglich umzusetzen, und wir spüren die Ergebnisse jeden Tag in unserer Arbeit. Nicht alle diese Tricks funktionieren für jeden, aber vielleicht kannst du einige davon implementieren, um dein eigenes Zeitmanagement zu erleichtern und ein wenig Stress abzubauen.
